1001. Program ‘tepat waktu’

Umumnya cara yang relatif mudah dilakukan untuk ‘melihat’ bahwa suatu organisasi memiliki dan menumbuhkan budaya tepat waktu adalah dengan memperhatikan aktivitas pekerjanya. Apakah seorang pekerja hadir di tempat kerjanya sesuai dengan yang dijadwalkan, ataukah berdasarkan kebutuhan organisasi. Hadir tepat waktu di tempat kerja dengan disiplin tepat waktu adalah dua hal berbeda, tetapi saling berkaitan. Sebagian menganggap bahwa seorang pekerja yang hadir tepat waktu dan berada seharian di tempat kerjanya mencerminkan telah terciptanya budaya disiplin dalam hal waktu. Hal ini tidak sepenuhnya benar, karena kita juga harus mengukur volume kerja dan efektivitas dalam melakukan pekerjaan. Ada suatu bidang pekerjaan yang memerlukan pekerjanya hadir tepat waktu, dan seharian berada di tempat kerjanya, terutama bila pekerjaan itu berkaitan dengan pelayanan umum. Tetapi ada pula bidang pekerjaan yang secara fisik tidak memerlukan kehadiran pekerjanya secara tepat waktu, atau seharian berada di tempat kerja.

Untuk mengukur apakah suatu organisasi memiliki budaya tepat waktu, tidak hanya ditentukan oleh satu faktor kehadiran pekerja di tempat kerja saja, meskipun itu adalah hal normatif yang sudah harus terpenuhi,
menjadi
satu faktor utama. Faktor-faktor penentu lainnya, diantaranya beban kerja, distribusi pekerjaan, kompetensi pekerja, tanggung jawab dan wewenang (diantaranya memuat job description dan job specification), perlu pula dijadikan pertimbangan.

Tepat waktu dalam bekerja sebenarnya sangat berkaitan erat dengan kebiasaan seseorang dalam menepati janji, dan bagaimana seseorang itu dapat mengingat-ingat janjinya untuk segera ditepati. Oleh karena itu dalam membangun disiplin tepat waktu seorang manajer harus mampu membangkitkan kebiasaan tersebut menjadi hal yang diperhatikan oleh pekerja. Sehubungan dengan hal-hal di atas, program tepat waktu untuk unit kerja saya, saya rancang sebagai berikut:

 

1. Biasakan melakukan briefing setiap pagi sebelum memulai aktivitas pekerjaan, dan sore sebelum pulang kantor.

   Kegiatan ini harus dilakukan setiap hari untuk membiasakan staf memulai dan mengakhiri pekerjaan sesuai alokasi waktu yang diberikan. Kegiatan ini juga diperlukan untuk melakukan perencanaan, pengaturan strategi, dan evaluasi atas pekerjaan-pekerjaan yang dihadapi hari ini. Briefing juga merupakan salah satu sarana untuk berkomunikasi dengan staf mengenai masalah yang dihadapi masing-masing staf maupun secara bersama-sama pada saat itu.

   Dengan melakukan briefing secara rutin, diharapkan aspek normatif pekerja sebagai target minimal (kehadiran tepat waktu) dapat tercapai

    

2. Sesuaikan jenis dan spesifikasi pekerjaan dengan kompetensi pekerjanya.

   Terdapat dua pilihan:

   1. mengidentifikasi dan memilihkan jenis pekerjaan untuk staf (dengan kompetensi tertentu) yang telah ada, atau
   2. memilih/merekrut staf baru dengan kompetensi spesifik tertentu untuk jenis-jenis pekerjaan dalam unit kerja.

   Spesifikasi pekerjaan dan kompetensi yang sesuai menjadi hal yang penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang baik, agar pekerja dapat melakukan pekerjaan tidak hanya sekedar memenuhi/menggugurkan kewajiban, akan tetapi dapat muncul kecintaan akan pekerjaan tersebut.

   Tahap selanjutnya adalah tentukan tanggung jawab dan wewenang masing-masing staf terhadap pekerjaannya. Nyatakan tangung jawab dan wewenang tersebut secara tertulis, dan letakkan di tempat yangmudah dilihat. Dengan demikian setiap staf terus-menerus diingatkan akan tugas dan tanggung jawabnya.

    

3. Pemerataan distribusi pekerjaan. Strategi ini merupakan involvemetn of people, atau keterlibatan semua staf dalam suatu pekerjaan.

   Salah satu yang hal yang sulit dalam organisasi pemerintah adalah pemerataan distribusi pekerjaan dalam satu unit kerja. Seringkali seorang staf merasa bahwa volume pekerjaannya begitu banyak dan menuntut kecermatan dan tanggung jawab yang tinggi, sementara ia melihat staf lain tidak jelas pekerjaannya. Hal ini akan berakibat pada penumpukan pekerjaan pada satu titik tertentu, sehingga target-target pekerjaan yang didasarkan pada ketepatan waktu akan sulit terpenuhi.

   Sedapat mungkin pekerjaan harus didistribusikan ke semua staf yang ada, sebarapa kecil pun peran mereka dalam penyelesaian pekerjaan akan sangat berarti. Pekerja akan merasa mendapat penghargaan bila bagian dari pekerjaan itu merupakan tanggung jawabnya.

    

4. Jadwal, deadline, dan pemantauan pekerjaan.

   Setiap staf diminta untuk membuat jadwal proses penyelesaian pekerjaannya, kemudian menetapkan deadline pekerjaan tersebut, dan manajer membuat chart, checklist, atau alur untuk memantau pekerjaan masing-masing staf tersebut.

   Penjadwalan sebuah pekerjaan menjadi sangat penting terutama jika pekerjaan itu merupakan bagian dari sebuah proses yang besar dan saling bekaitan. Kita harus membiasakan staf kita untuk membuat jadwal atas pekerjaannya, sesederhana apapun, memuat kapan pekerjaan itu dimulai, kapan harus selesai, dan bagaimana serta berapa lama proses pekerjaan. Deadline ditentukan oleh manajer, kemudian manajer dari waktu ke aktu memantau perkembangan pekerjaan tersebut, dalam bentuk berupa bar chart, atau check list.

   Staf dapat berkonsultasi secara langsung dengan manajer ketika menghadapi kesulitan dalam menangani pekerjaan. Kesulitan-kesulitan yang tidak dapat diselesaikan secara sendiri-sendiri, dipecahkan secara bersama-sama.

    

5. Pertegas punishment and reward.

   Dalam konteks ini, organisasi pemerintah seringkali kesulitan menerapkan reward and punishment secara konsisten. Seringkali staf menafsirkan bahwa reward and punishment hanya berkaitan dengan ‘gaji’ dan penghasilan, mereka lupa bahwa kesempatan dalam menambah panjang portofolio pekerjaan merupakan salah satu bentuk reward yang diberikan. Pemberian reward kepada staf yang berhasil menyelesaikan pekerjan-pekerjaan secara tepat waktu mutlak diperlukan agar menjadi pemicu bagi staf lain untuk berbuat serupa.

   Penerapan reward and punishment secara finansial dalam organisasi pemerintah pun saat ini dimungkinkan berkat muali diberakukannya sistem remunerasi baru yang didasarkan pada spesifikasi pekerjaan, volume, beban tanggung jawab, dan kebutuhan kompetensi pekerjanya.

   Ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan dapat dijadikan salah satu kriteria yang menentukan besarnya upah seorang staf, jika ketepatan waktu itu merupakan salah satu spesifikasi suatu pekerjaan. Dengan demikian, penerapan reward dan punishment secara finansial dalam suatu organisasi pemerintah bukan lagi suatu hal yang ‘aneh’ dan menjadi kendala.

    

6. Menyusun suatu sistem manajemen mutu yang mampu mendorong setiap pekerja untuk bekerja secara tepat waktu.

   Sistem manajemen mutu dapat bekerja secara efektif dalam meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan. Penerapan sistem manajemen mutu menuntut komitmen kuat seluruh elemen dalam suatu organisasi, tidak hanya jajaran manajemen. Melalui penerapan sistem manajemen mutu yang konsisten, organisasi diharapkan mampu memperbaiki kekurangan-kekurangan yang ada dan meningkatkan kinerja organisasi secara terus-menerus (continual improvement).

Melalui penerapan sistem manajemen mutu, organisasi tidak hanya melayani dan memenuhi tuntutan klien (pelanggan external) tetapi juga dituntut memperhatikan kebutuhan pekerja (pelanggan internal) untuk mengaktualisasikan kompetensi yang dimilikinya.

Seberapa Entrepreneurialkah Saya?

 

Terdapat beberapa perkembangan pemikiran subyektif saya mengenai entrepreneurship, yang masing-masing cukup berpengaruh terhadap pengambilan keputusan dalam melangkah. Pemikiran-pemikiran itu diantaranya adalah:

1. Entrepreneurship adalah suatu bakat alami, yang diwariskan oleh pendidikan internal dalam keluarga entrepreneur.

   Pemikiran ini sempat “mengganggu” kehidupan saya dengan memunculkan keraguan-keraguan dalam benak saya ketika menentukan keputusan untuk bekerja atau menciptakan pekerjaan. Pada tahap ini saya mengidentikkan entrepreneur dengan wirausahawan, sehingga saya merasa ragu apakah saya dapat bertahan menjadi seorang wirausahawan. Setelah mengalami kegagalan ketika mencoba beberapa bidang usaha, akhirnya saya memutuskan untuk menjadi pegawai, dan berhenti berwirausaha.

2. Entrepreneurship adalah kemampuan yang muncul dari dalam diri, ketika diri kita memiliki cita-cita, mimpi, dan menjadikan cita-cita atau mimpi itu menjadi tantangan yang harus diwujudkan.

   Pemikiran ini memunculkan anggapan dalam diri saya bahwa seorang entrepreneur itu adalah seorang yang egois, ambisius, dan cenderung menempuh berbagai cara untuk mewujudkan keinginan-keinginannya. Saya merasa bukan tipe seperti itu, sehingga saya menilai bahwa saya bukanlah seorang entrpreneur.

3. Entrepreneurship adalah kemampuan yang diperoleh dari lingkungan, baik berupa tuntutan, tuntunan, tekanan, dan dorongan.

   Pemikiran ini memberikan dugaan kuat bahwa entrepreneur berkaitan erat dengan keberuntungan semata-mata. Pada pemikiran ini, saya cenderung menyalahkan lingkungan, mengapa tidak mampu menempa saya menujadi seorang entrepreneur?

Dalam paradigma lama, entrepreneurship cenderung identik dengan kemampuan untuk menghasilkan gagasan-gagasan besar untuk menciptakan sesuatu penemuan baru. Sementara dalam paradigma ekonomi baru, entrepreneurship adalah kemampuan untuk mengorganisasikan pemikiran-pemikiran, sesederhana apapun, menjadi sesuatu yang memberi dampak bagi kemajuan. Entrepreneurship adalah kemampuan yang menjadi bagian dari perilaku seluruh anggota organisasi. Dalam organisasi yang entrepreneurial terdapat kesempatan untuk mengembangkan entrepreneurship dalam berbagai lapisan, seluruh anggota organisasi berkesempatan untuk berkontribusi pada kemajuan organisasi dalam bentuk entrepreneurship kolektif.

Berkaitan dengan entrepreneurship kolektif dan kemampuan bekerja dalam tim, saya banyak mengambil peran. Seringkali saya memberi inspirasi bagi rekan kerja dalam tim, sehingga tim kami menunjukkan performance yang baik.

 

Untuk mengukur seberapa entrepreneurship saya, berdasarkan dua sumber bacaan yang diberikan, saya harus menjawab beberapa pertanyaan.

 

― Menegaskan sasaran ―

Where do i want to go?

 

Saya masih memiliki cita-cita yang cukup kuat mempengaruhi jalan pemikiran saya, namun saya menyadari bahwa cita-cita itu belum terintegrasi dengan bisnis yang saya jalani atau profesi yang saya tekuni. Personal goals saya belum menyatu dengan cita-cita organisasi, apakah karena cita-cita organisasi yang tidak cukup jelas?

Dalam pemikiran lama, sebuah lembaga pemerintah tidaklah mungkin mengalami kebangkrutan. Kenyataannya, lembaga pemerintah harus tetap mengikuti perkembangan masyarakat. Sebuah lembaga pemerintah tidak selalu dapat dijamin sustainability-nya, sehingga saya harus berkontribusi mewujudkan suatu lembaga pemerintah yang mampu mengikuti perubahan dan perkembangan.

Distribusi tanggung jawab dan wewenang dalam organisasi pemerintah sebenarnya sudah jelas karena telah ditentukan dalam peraturan perundang-undangan. Tugas entrepreneur disini adalah menjamin distribusi tangung jawab dan wewenang itu terlaksana dengan baik, sehingga seorang pimpinan unit kerja harus mampu memberikan kepercayaan kepada stafnya, bahkan staf baru sekalipun. Itulah bagian dari tuntutan resiko dalam organisasi.

Keberanian mengambil resiko adalah sesuatu hal yang luar biasa, akan tetapi kemampuan menempuh resiko juga harus diimbangi dengan kemampuan menentukan strategi. Saya lebih cenderung memikirkan strategi apa yang harus dilakukan ketimbang resiko yang harus saya ambil.

 

― Mengatur strategi ―

How will i get there?

 

Saya tidak menyukai kejutan, sehingga setiap kali merencanakan sesuatu saya selalu diganggu oleh pikiran-pikiran apa yang akan terjadi ke depan. Dalam menentukan langkah, saya tidak selalu mampu mengambil kesempatan pertama, karena harus mempertimbangankan langkah ke depan. Apakah ini prinsip kehati-hatian, pun tidak begitu jelas karena seringkali strategi yang saya tentukan tidak memenuhi tuntutan perkembangan yang terjadi.

Seringkali muncul dalam benak saya, haruskah sebuah lembaga pemerintah terus tumbuh dan berkembang sebagaimana layaknya sebuah enterprise? Bila ya, tentu kita harus menentukan strategi yang tepat agar sebagai sebuah enterprise, lembaga pmerintah pun harus mampu tumbuh dan berkembang mengikuti permintaan masyarakat konsumennya.

Bila ternyata strategi yang kita tentukan itu mampu menumbuh-kembangkan organisasi, strategi itu juga harus mampu menjamin keberlangsungan organisasi, dan tetap sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan organisasi. Bagi saya,

 

 

― Menjalankan strategi ―

Mampukah saya?

 

Saya seringkali meragukan kemampuan saya sendiri dalam mengeksekusi suatu strategi, apalagi jika strategi itu bukan murni strategi yang saya tentukan. Kalaupun strategi itu adalah strategi yang saya tetapkan, saya selalu merasa membutuhkan dukungan orang lain dalam menjalankan strategi tersebut. Ketika diserahi tanggung jawab untuk menjalankan strategi, saya selalu memperhitungkan seberapa besar sumberdaya yang saya miliki untuk menjalankan strategi tersebut. Saya selalu meminta komitmen orang-orang di sekeliling saya (termasuk superior saya) yang akan terlibat dalam proses mengeksekusi strategi tersebut. Saya pun akan meminta tambahan sumberdaya/staf untuk mengeksekusi strategi tersebut.

Bila segala sumberdaya saya rasakan cukup, maka saya akan memiliki keyakinan akan mampu menjalankan strategi untuk mencapai tujuan organisasi tanpa keraguan. Sebaliknya, bila suberdaya yang dperlukan saya rasakan kurang, maka kepercayaan diri saya untuk mengeksekusi strategi yang telah ditentukan akan berkurang.

Seberapa kuat organisasi tempat saya bekerja? Pertanyaan ini agaknya agak sulit untuk dijawab, karena selama beberapa waktu belakangan ini saya merasa tidak mampu mengukur kekuatan organisasi saya. Kekuatan-kekuatan itu tidak dapat ditentukan oleh satu atau beberapa faktor secara terpisah, melainkan terintegrasi dalam sistem yang solid, saling percaya dan menjunjung tinggi komitmen. Kekuatan hard infrastructure yang dimiliki oleh organisasi saya cukup besar untuk menjalankan strategi bisnis, akan tetapi hal ini kurang ditunjang oleh kapabilitas sumberdaya manusia secara kolektif. Saya menilai organisasi tempat saya bekerja tidak memiliki kekuatan dalam hal “bekerja dalam tim”. Saya menilai secara individual, sumberdaya manusia yang dimiliki oleh organisasi saya cukup kuat. Namun ketika kita harus mengukurnya dalam konteks team work, saya melihat banyak kelemahan yang ditunjukkan.

Saya berkeinginan bahwa saya harus mampu memberdayakan keunggulan-keunggulan individu tersebut dan mentransformasikannya menjadi keunggulan tim.