1001. Program ‘tepat waktu’

Umumnya cara yang relatif mudah dilakukan untuk ‘melihat’ bahwa suatu organisasi memiliki dan menumbuhkan budaya tepat waktu adalah dengan memperhatikan aktivitas pekerjanya. Apakah seorang pekerja hadir di tempat kerjanya sesuai dengan yang dijadwalkan, ataukah berdasarkan kebutuhan organisasi. Hadir tepat waktu di tempat kerja dengan disiplin tepat waktu adalah dua hal berbeda, tetapi saling berkaitan. Sebagian menganggap bahwa seorang pekerja yang hadir tepat waktu dan berada seharian di tempat kerjanya mencerminkan telah terciptanya budaya disiplin dalam hal waktu. Hal ini tidak sepenuhnya benar, karena kita juga harus mengukur volume kerja dan efektivitas dalam melakukan pekerjaan. Ada suatu bidang pekerjaan yang memerlukan pekerjanya hadir tepat waktu, dan seharian berada di tempat kerjanya, terutama bila pekerjaan itu berkaitan dengan pelayanan umum. Tetapi ada pula bidang pekerjaan yang secara fisik tidak memerlukan kehadiran pekerjanya secara tepat waktu, atau seharian berada di tempat kerja.

Untuk mengukur apakah suatu organisasi memiliki budaya tepat waktu, tidak hanya ditentukan oleh satu faktor kehadiran pekerja di tempat kerja saja, meskipun itu adalah hal normatif yang sudah harus terpenuhi,
menjadi
satu faktor utama. Faktor-faktor penentu lainnya, diantaranya beban kerja, distribusi pekerjaan, kompetensi pekerja, tanggung jawab dan wewenang (diantaranya memuat job description dan job specification), perlu pula dijadikan pertimbangan.

Tepat waktu dalam bekerja sebenarnya sangat berkaitan erat dengan kebiasaan seseorang dalam menepati janji, dan bagaimana seseorang itu dapat mengingat-ingat janjinya untuk segera ditepati. Oleh karena itu dalam membangun disiplin tepat waktu seorang manajer harus mampu membangkitkan kebiasaan tersebut menjadi hal yang diperhatikan oleh pekerja. Sehubungan dengan hal-hal di atas, program tepat waktu untuk unit kerja saya, saya rancang sebagai berikut:

 

1. Biasakan melakukan briefing setiap pagi sebelum memulai aktivitas pekerjaan, dan sore sebelum pulang kantor.

   Kegiatan ini harus dilakukan setiap hari untuk membiasakan staf memulai dan mengakhiri pekerjaan sesuai alokasi waktu yang diberikan. Kegiatan ini juga diperlukan untuk melakukan perencanaan, pengaturan strategi, dan evaluasi atas pekerjaan-pekerjaan yang dihadapi hari ini. Briefing juga merupakan salah satu sarana untuk berkomunikasi dengan staf mengenai masalah yang dihadapi masing-masing staf maupun secara bersama-sama pada saat itu.

   Dengan melakukan briefing secara rutin, diharapkan aspek normatif pekerja sebagai target minimal (kehadiran tepat waktu) dapat tercapai

    

2. Sesuaikan jenis dan spesifikasi pekerjaan dengan kompetensi pekerjanya.

   Terdapat dua pilihan:

   1. mengidentifikasi dan memilihkan jenis pekerjaan untuk staf (dengan kompetensi tertentu) yang telah ada, atau
   2. memilih/merekrut staf baru dengan kompetensi spesifik tertentu untuk jenis-jenis pekerjaan dalam unit kerja.

   Spesifikasi pekerjaan dan kompetensi yang sesuai menjadi hal yang penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang baik, agar pekerja dapat melakukan pekerjaan tidak hanya sekedar memenuhi/menggugurkan kewajiban, akan tetapi dapat muncul kecintaan akan pekerjaan tersebut.

   Tahap selanjutnya adalah tentukan tanggung jawab dan wewenang masing-masing staf terhadap pekerjaannya. Nyatakan tangung jawab dan wewenang tersebut secara tertulis, dan letakkan di tempat yangmudah dilihat. Dengan demikian setiap staf terus-menerus diingatkan akan tugas dan tanggung jawabnya.

    

3. Pemerataan distribusi pekerjaan. Strategi ini merupakan involvemetn of people, atau keterlibatan semua staf dalam suatu pekerjaan.

   Salah satu yang hal yang sulit dalam organisasi pemerintah adalah pemerataan distribusi pekerjaan dalam satu unit kerja. Seringkali seorang staf merasa bahwa volume pekerjaannya begitu banyak dan menuntut kecermatan dan tanggung jawab yang tinggi, sementara ia melihat staf lain tidak jelas pekerjaannya. Hal ini akan berakibat pada penumpukan pekerjaan pada satu titik tertentu, sehingga target-target pekerjaan yang didasarkan pada ketepatan waktu akan sulit terpenuhi.

   Sedapat mungkin pekerjaan harus didistribusikan ke semua staf yang ada, sebarapa kecil pun peran mereka dalam penyelesaian pekerjaan akan sangat berarti. Pekerja akan merasa mendapat penghargaan bila bagian dari pekerjaan itu merupakan tanggung jawabnya.

    

4. Jadwal, deadline, dan pemantauan pekerjaan.

   Setiap staf diminta untuk membuat jadwal proses penyelesaian pekerjaannya, kemudian menetapkan deadline pekerjaan tersebut, dan manajer membuat chart, checklist, atau alur untuk memantau pekerjaan masing-masing staf tersebut.

   Penjadwalan sebuah pekerjaan menjadi sangat penting terutama jika pekerjaan itu merupakan bagian dari sebuah proses yang besar dan saling bekaitan. Kita harus membiasakan staf kita untuk membuat jadwal atas pekerjaannya, sesederhana apapun, memuat kapan pekerjaan itu dimulai, kapan harus selesai, dan bagaimana serta berapa lama proses pekerjaan. Deadline ditentukan oleh manajer, kemudian manajer dari waktu ke aktu memantau perkembangan pekerjaan tersebut, dalam bentuk berupa bar chart, atau check list.

   Staf dapat berkonsultasi secara langsung dengan manajer ketika menghadapi kesulitan dalam menangani pekerjaan. Kesulitan-kesulitan yang tidak dapat diselesaikan secara sendiri-sendiri, dipecahkan secara bersama-sama.

    

5. Pertegas punishment and reward.

   Dalam konteks ini, organisasi pemerintah seringkali kesulitan menerapkan reward and punishment secara konsisten. Seringkali staf menafsirkan bahwa reward and punishment hanya berkaitan dengan ‘gaji’ dan penghasilan, mereka lupa bahwa kesempatan dalam menambah panjang portofolio pekerjaan merupakan salah satu bentuk reward yang diberikan. Pemberian reward kepada staf yang berhasil menyelesaikan pekerjan-pekerjaan secara tepat waktu mutlak diperlukan agar menjadi pemicu bagi staf lain untuk berbuat serupa.

   Penerapan reward and punishment secara finansial dalam organisasi pemerintah pun saat ini dimungkinkan berkat muali diberakukannya sistem remunerasi baru yang didasarkan pada spesifikasi pekerjaan, volume, beban tanggung jawab, dan kebutuhan kompetensi pekerjanya.

   Ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan dapat dijadikan salah satu kriteria yang menentukan besarnya upah seorang staf, jika ketepatan waktu itu merupakan salah satu spesifikasi suatu pekerjaan. Dengan demikian, penerapan reward dan punishment secara finansial dalam suatu organisasi pemerintah bukan lagi suatu hal yang ‘aneh’ dan menjadi kendala.

    

6. Menyusun suatu sistem manajemen mutu yang mampu mendorong setiap pekerja untuk bekerja secara tepat waktu.

   Sistem manajemen mutu dapat bekerja secara efektif dalam meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan. Penerapan sistem manajemen mutu menuntut komitmen kuat seluruh elemen dalam suatu organisasi, tidak hanya jajaran manajemen. Melalui penerapan sistem manajemen mutu yang konsisten, organisasi diharapkan mampu memperbaiki kekurangan-kekurangan yang ada dan meningkatkan kinerja organisasi secara terus-menerus (continual improvement).

Melalui penerapan sistem manajemen mutu, organisasi tidak hanya melayani dan memenuhi tuntutan klien (pelanggan external) tetapi juga dituntut memperhatikan kebutuhan pekerja (pelanggan internal) untuk mengaktualisasikan kompetensi yang dimilikinya.